Hoy en día, tener un TPV en tu restaurante, comercio o tienda de alimentación lo es todo para el éxito. Para no cometerun error, te dejamos Los 5 errores al comprar un software TPV.
Hace un tiempo escribíamos esto al respecto de qué TPV (hardware) elegir.
Tambien hablabamos de si nos merecía la pena una caja registradora aquí o de si es bueno uno de segunda mano.
Los clientes nos volvemos cada vez más exigentes gracias a la tecnología.
Cuando vamos a un restaurante, al llegar, lo habitual es escanear el QR de la carta y pedir desde ahí o hablar con el camarero y este, mediante un comandero que lleva en su bolsillo, comanda de forma inmediata a los centros de preparación.
Después, pedimos la cuenta y ocurre lo mismo; el camarero, con su PDA, envía la orden de impresión al instante y con su QR impreso, podemos pagar con nuestro móvil.
Quien no tiene ese sistema o algo parecido, le tocará aguantar las críticas y bajas puntuaciones en las redes sociales sobre la tardanza en traer la cuenta u olvidos en la comanda, etc. Si estás en esta última situación, la inversión a realizar no es mucha (Consulta nuestra gestión de subvenciones, a fondo perdido, del Kit Digital o en la web oficial de Acelerapyme) y la rentabilidad y satisfacción de tus clientes con el orden y el tiempo de servir de las comandas, hará que todo sea más fácil y rápido.
El siguiente paso, elegir tu programa de TPV
¿Cómo elegir el software que se ajusta a nuestras necesidades sin perder dinero, tiempo y sin morir en el intento?
Los 5 errores al comprar un software TPV son:
1. El precio NO ES LO MÁS IMPORTANTE
La máxima de “lo barato, sale caro” en estos casos, es más habitual de lo que parece. Tampoco se trata de gastarnos “los pelos” en un programa de TPV, sino, más bien, de hacer una buena evaluación de requisitos y necesidades a corto y largo plazo.
Los gastos a contemplar son varios y depende de lo que tengas ya y se pueda reutilizar, pero si partes de cero, aquí tienes una lista apróximada:
Kit TPV, compuesto por el ordenador táctil, la impresora de tickets y el cajón portamonedas.
Licencias del programa de TPV y, en su caso, de las comanderas.
Las impresoras de los centros de preparación.
Sistema WIFI independiente para las comanderas, impresoras de cocina, etc.
Las comanderas, comanderos o PDAs (como quieras llamarlos) a menudo son teléfonos Android “todoterreno” -protegidos contra los golpes y el agua- y con una batería que dura, como mínimo, tu jornada más larga (5000 mAh es una cantidad más que aceptable).
También debes de considerar, con igual importancia, la formación y el servicio posventa (ofrecida con su correspondiente coste). No todo vale y desde luego, ninguno es igual. Pregunta por el periodo de servicio técnico incluido en la venta, por los horarios, por la atención en festivos y por el plazo de intervención.
2. Desconocimiento de tus necesidades
Lo más importante es que, con precisión, sepas para qué necesitas el software de TPV, ahora y más adelante.
- ¿Qué tipo de servicio tienes en tu restaurante? ¿Será el mismo en el futuro?
- ¿Quieres que los camareros usen tablets/Pdas/comanderos para apuntar las comandas? Según lo expuesto más arriba, esto debería ser obligatorio.
- ¿Cuántos puntos de impresión necesitas? Depende del número, tamaño y subdivisiones de los centros de preparación.
- ¿Cuántos TPVs de cobro he de poner? Si preciso más de uno, entonces ¿puedo realizar los cobros directamente desde las comanderas? importante a la hora de decidirnos por una comandera u otra.
- ¿Quieres tener un control de tu almacén? Albaranes, facturas, mermas, …
- ¿Gestionar tus pedidos, compras y costes a través del TPV? puedes evitar tener que hacerlo mediante otro programa.
- ¿Vas a controlar los escandallos?
- ¿Puedo saber qué menús son más rentables y cuales no?
- ¿Quieres incrementar el ticket medio? Esta es la verdadera finalidad de la digitalización, junto a la experiencia del cliente y del ahorro de costes.
- ¿Necesito una solución ampliable? Si crezco y tengo que añadir más comanderas, puntos de venta, impresoras, etc. o incluso más locales separados en la distancia ¿es posible?
- ¿Quieres tener la posibilidad de gestionar tu restaurante desde cualquier lugar? No tienes el porqué quedarte hasta tarde con la burocracia del negocio. Esta se puede hacer en el móvil, en la oficina o desde tu sitio de vacaciones.
Una vez tengamos claro todo lo anterior, el programa de TPV tiene que cumplir con ello para tu comodidad y modo de trabajo
3. No evaluar la funcionalidad del programa y experiencia de usuario
Solicita una demo para comprobar que lleva todo lo que dicen y que, además, es muy fácil de usar, tanto en la venta como en la gestión y administración (añadir artículos, cambios de precios, control del stock, meter albaranes y facturas, etc.). Anima a tus trabajadores a que también lo hagan y escucha sus opiniones y valoraciones (es probable que alguno de ellos ya tenga experiencia con ese TPV).
4. No disponer de un servicio de postventa
No todo es el software en sí, es imprescindible, al menos el primer año, disponer de un buen servicio posventa para poder gestionar las dudas o cambios que surjan, ya que el negocio y las necesidades son cambiantes. Deberías preguntar cómo se resuelven los problemas e incidencias que se pueden dar con el software. A menudo suelen existir 2 modalidades, la de cuota mensual, la más interesante, con derecho a todas las consultas que necesitemos, y la de pago por intervención. Pide un presupuesto y compáralas.
5. No conocer los sistemas de seguridad para los datos o copias de seguridad
No puedes olvidarte nunca de la seguridad de tus datos. Estos no solo deberían estar grabados en un ordenador local (el propio TPV o un servidor); es necesario disponer de un sistema de Copias de Seguridad (backups). Los más usuales y económicos son los espacios en la nube, como Google Drive, Mega, Microsoft OneDrive, Dropbox, etc., que, con sus servicios básicos, ofrecen almacenamiento con el suficiente espacio gratis para las copias de seguridad diarias de tu sistema.
Estos 5 errores al comprar un software TPV pueden significar la diferencia entre el éxito y una pesadilla.